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総務の基本を身につける―新任総務担当者読本 / 月間総務編

2008/05/31

章立てだけ参考にするつもりで、
20分くらいで流し読み。

流し読みの中で、この一文が印象残った。
「会議の三悪:会して議さず、議して決さず、決して行わず」


・受付業務
  - ガードと応接
  - 電話での受付
  - 文書の受付
  - スクリーニング機能:通常のビジネス関係の来訪者以外への対応
・文書管理
  - 文書の分類
    - 部門毎
    - 保存年数毎
      代表例:
        ・永年保存
          - 会社設立以来の登記関係
          - 取締役会・株主総会などの議事録・決算書など
          - 諸官庁の許認可関係・特許・商標登録関係など
          - 不動産の取引関係
          - 従業員採用にあたっての履歴書など
          - 重要な稟議と決済文書、訴訟関係
          - 外部団体への加入・脱退関係
          - その他
        ・10年保存
          - 商法による重要商業帳簿
          - 税務関係文書
          - 重要な会議の記録
          - その他
        ・5年保存
          - 法人税法による取引関係の主要伝票
          - 売掛・買掛帳簿、人事関係文書
          - その他
        ・3年保存
          - 通常の会議記録
          - 軽易な契約関係文書
          - 軽易な税務関係文書
          - その他
        ・1年保存
          - 日報・月報
          - 往復・通知文書
          - その他
    - 機密度毎
      ・極秘、秘、社外秘、一般 などに分類
      ・社外秘以上は要シュレッダー
  - 文書の減量
  - 書庫室の設置
・用度品管理
  - 用度品とは、会社で購入するもののうち、生産のための原材料や販売のための仕入商品を除くすべて
  - 例:名刺、オフィス椅子・机、ついたて、観葉植物、応接室の絵画、社有車など
・不動産管理
  - 社宅・寮の管理、管理人の育成
  - 施設の管理、地域開放
・会議の管理と運営
  - 会議室の管理
  - 社外会議室の利用
  - 会議運営
    - 開催通知
    - 資料
    - 会場設営と時間設定
    - 議題への集中
    - 決定と記録
    - 準備完了
  - 会議の三悪:会して議さず、議して決さず、決して行わず
・秘書業務
  - スケジュール管理
  - 来客・電話などへの対応
  - 配車と出張の準備
  - 文書管理
  - 資料収集と特命調査
  - 上司の交際関係の維持・管理
・取締役会・株主総会
・人事・労務
  - 時短と休日数
  - 基幹戦力の定着対策
  - コース別の人事管理
    - 職種別コース
      - 総合職(昇進可能性大、転勤あり)
      - 準総合職(転勤なし、職務は総合職と同じ)
      - 一般職(昇進可能性小、転勤なし)
    - 地域別コース
      - 全国派(昇進可能性大、転勤あり)
      - 地域派(一定地域内転勤、昇進可能性中)
      - 特定店派(昇進可能性小、転勤なし)
  - パートの処遇
  - 人事考課
・対外広報業務
  - マスコミとの接触
    - 発表型
    - リーク型
  - PR紙・誌の発行
  - PR映画・ビデオなどの製作(工場見学などのため)
  - 事業所見学の受け入れ
  - 社会貢献・文化活動支援など(地域の緑化などのため)
  - 危機時の対応、連絡体制検討
・社内広報業務
  - 社内報の編集・製作の体制
・渉外業務
  - 消費者や地域住民、自治体や警察・消防署との対話
  - 同業団体、関連のある学会、地元の商工会議所など地域関係などとの対話
  - 経済誌・業界紙・タウン誌などとのつきあい
  - 裁判への対応
・福利厚生業務
  - 企業内教育訓練
  - 社員旅行
  - 病院・診療所・保養所・スポーツ施設・山の家・海の家の施設利用
  - 家族の事業所見学会
・年中行事と企業イベント
  - 年頭行事
  - 創立記念日
  - キックオフイベント
  - 社外イベント(展示会など)
  - 地域におけるイベント
  - 社内イベント(事業所対抗運動大会など)
・冠婚葬祭
  - 成人の日
  - 社員の結婚
  - 葬儀の手伝い
  - 社葬
    - 対象;常務取締役以上、社長、会長などのトップ経営陣および殉職者など
・OA化業務
・防災訓練

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